Si estás creando una LLC en Estados Unidos, hay un documento que muchos emprendedores pasan por alto y que puede ser la diferencia entre el éxito o el caos total: el acuerdo operativo.

Este documento es la constitución de tu empresa. Así como un país necesita reglas claras para funcionar, una LLC también necesita una estructura definida que establezca quién manda, cómo se toman decisiones, cómo se reparten las ganancias y qué pasa si un socio quiere salir.

¿Por qué el acuerdo operativo es tan importante? 

Porque nadie empieza un negocio pensando en problemas, pero los problemas llegan. Y cuando llegan, si no tienes un acuerdo operativo, lo que pudo resolverse en minutos se convierte en un divorcio de negocios.

Para quienes operan en industrias altamente reguladas, como es el caso de los negocios de seguros, la necesidad de contar con un acuerdo operativo es aún mayor. No solo protege la estructura del negocio, sino que también establece normas claras sobre la gestión de clientes, comisiones y obligaciones legales entre los socios.

A continuación, te explico qué es un acuerdo operativo, por qué lo necesitas y cómo hacer uno correctamente.

Qué es un acuerdo operativo de una LLC

Un acuerdo operativo (en inglés, operating agreement) es un documento legal que establece las reglas internas de funcionamiento de una LLC.

En términos simples, responde preguntas clave como:

• ¿Quiénes son los socios?
• ¿Cómo se toman las decisiones?
• ¿Cómo se reparten las ganancias y pérdidas?
• ¿Qué pasa si alguien quiere salir de la empresa?

Si tienes una LLC con más de un socio, este documento es obligatorio en la práctica. Y si tienes una LLC de un solo miembro, también te conviene tenerlo, porque protege la estructura de tu negocio y refuerza la separación entre tus finanzas personales y empresariales.

Imagínate que inicias un negocio con tu mejor amigo. Todo es felicidad hasta que llega el primer gran problema:

• ¿Quién toma la última decisión si no están de acuerdo?
• ¿Cómo se reparten las ganancias si uno trabaja más que el otro?
• ¿Puede uno vender su parte sin el permiso del otro?

Si no tienes un acuerdo operativo claro y detallado, estas preguntas pueden convertirse en conflictos que destruyan tu empresa.

¿Es obligatorio tener un acuerdo operativo en una LLC?

Legalmente, no todos los estados de EE.UU. exigen un acuerdo operativo para una LLC, pero insisto, tenerlo es clave para proteger tu negocio y evitar pasar por momentos complicados al tomar decisiones.

Riesgos de no tener un acuerdo operativo

• Disputas internas: los socios pueden tener expectativas distintas y sin reglas claras, los desacuerdos serán inevitables.
• Problemas financieros: ¿Cómo se reparten las ganancias? ¿Y las pérdidas? Sin un acuerdo, esto puede generar conflictos graves.
• Dificultades para salir del negocio: si uno de los socios quiere vender su parte, ¿cómo se determina el valor de su participación?
• Demandas y problemas legales: en caso de problemas, sin un acuerdo operativo, un juez tomará decisiones basadas en las leyes generales del estado.

¡Te cuento par de casos reales! 

Hace poco, asesoré a una compañía donde dos socios se peleaban por los gastos de la empresa. Uno quería manejar un Ferrari y el otro tenía un Tesla más económico. Sin un acuerdo operativo que definiera cómo se usan los fondos de la empresa, esta “pequeña diferencia” se convirtió en una pelea gigante. ¿Resultado? Uno de los socios terminó vendiendo su parte en malos términos.

En otra ocasión, par de agentes de seguros se pusieron de acuerdo para desarrollar juntos un libro de negocios bajo una LLC. Pero no hubo acuerdo operativo. Luego de par de Open Enrollments querían separarse por diferencias de criterios. Pero como no habían firmado un acuerdo operativo por ende empezaron las peleas por la separación, entre esas, quien se quedaba los clientes ganados en el tiempo. Terrible… MUY terrible.

Beneficios de tener un acuerdo operativo

Tener un operating agreement bien estructurado te da ventajas enormes:

• Claridad y estructura → Define roles y responsabilidades de cada socio.
• Evita disputas → Todo está por escrito desde el inicio.
• Protege a los socios → Establece qué hacer si alguien quiere salir o vender su parte.
• Facilita la toma de decisiones → Evita bloqueos en la gestión del negocio.
• Brinda protección legal → Evita que un juez decida por ti en caso de problemas.

Como ejemplo personal, te puedo hablar de una de mis empresas, FintelAgency, en la que somos varios socios. Desde el día 1 dejamos por escrito que yo soy el responsable del contenido y educación, mientras que mi socio maneja la estrategia y ventas. Así, cada quien sabe qué le toca hacer, cuales son sus responsabilidades y evitamos confusiones o resentimientos a futuro.

Para negocios de seguros, contar con un acuerdo operativo no solo ayuda a definir la participación de cada socio, sino que también previene conflictos sobre la gestión de pólizas, comisiones y estructura operativa de la agencia.

Elementos clave que debe incluir un acuerdo operativo en una agencia de seguros

El acuerdo operativo de tu negocio de seguros debe incluir al menos estos puntos:

1. Quiénes son los socios → Nombres, porcentajes de participación y aportes de cada uno.
2. Roles y responsabilidades → Quién hace qué dentro del negocio.
3. Cómo se toman decisiones → Mayoría simple, unanimidad o con director externo.
4. Distribución de ganancias → ¿Se reparten todo o se deja un fondo de emergencia?
5. Entrada y salida de socios → Qué pasa si alguien quiere vender su parte.
6. Resolución de conflictos → ¿Cómo se resuelven desacuerdos internos?
7. Modificaciones al acuerdo → Cada cuánto se revisa y cómo se actualiza.

Tip: Revisa y actualiza el acuerdo operativo al menos una vez al año. Las empresas cambian, y este documento debe evolucionar con ellas.

Cómo hacer un acuerdo operativo paso a paso

1. Define los puntos clave → Socios, roles, decisiones, reparto de ganancias.
2. Usa una plantilla como base → Puedes encontrar modelos en línea.
3. Revisa con un abogado → No uses plantillas genéricas sin adaptarlas a tu caso.
4. Firma y guarda el documento → Preferiblemente con un notario.
5. Revísalo anualmente → Ajusta las reglas según el crecimiento del negocio.

Errores comunes al hacer un acuerdo operativo

• No hacerlo desde el inicio → No esperes a que haya problemas.
• No definir cómo se reparten utilidades y gastos → Evita peleas financieras.
• Usar una plantilla sin personalizar → Cada negocio es diferente.
• No incluir reglas para salida de socios → ¿Cómo se valora su participación?
• No revisarlo periódicamente → Un negocio crece y las reglas deben actualizarse.

He visto empresas quebrar porque no definieron cómo valorar la empresa si un socio quería salir. Cuando llegó el momento, uno quería vender su parte en 100 veces la facturación y los otros querían valorarlo por el balance contable. ¿Resultado? Un conflicto complicado.

Evita dolores de cabeza y protege tu negocio de seguros desde el inicio

Si tienes una LLC (o planeas crear una), un acuerdo operativo no es opcional. Es una necesidad.

Recuerda: «Uno sabe con quién se casa, pero no de quién se divorcia».

Si aún no tienes tu acuerdo operativo, hazlo ya.

Contrata un abogado, deja todo por escrito y evita problemas legales que pueden destruir tu negocio.

¿Quieres desarrollar una estrategia financiera sólida para tu negocio de seguros y minimizar esos posibles errores que pueden poner en riesgo tu agencia? Agenda una cita conmigo.

En el sector de los seguros, donde las relaciones con clientes y socios son clave, tener un acuerdo operativo bien estructurado puede marcar la diferencia entre un negocio estable y una crisis interna. No lo dejes al azar.