El flujo de efectivo, también conocido como flujo de caja, o cash flow en inglés, es el oxígeno de las finanzas, tanto las de tu negocio como las personales.

Sin un control adecuado de tu cash flow, la estructura financiera de tu empresa puede colapsar por impagos, ya que el dinero no llega a tiempo, por ejemplo. Es fundamental siempre  tener un control del gasto sobre ese dinero y saber a dónde va.

En este artículo, voy a profundizar en un tema muy común entre muchos de los clientes que llegan a mí en busca de poner orden en sus finanzas: la importancia del cash flow. Te explicaré cómo calcular el cash flow de una empresa para que esté controlado y te compartiré consejos prácticos para mantener un flujo de caja saludable.

¿Qué es el cash flow?

El cash flow o flujo de caja representa la cantidad de dinero que entra y sale de tu empresa en un periodo determinado. Este indicador es crucial porque permite evaluar la liquidez de tu negocio y su capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo. El flujo de caja no solo refleja la salud financiera de tu negocio, sino que también es un predictor de su viabilidad futura.

¿Por qué es tan importante el flujo de caja? 

La respuesta es sencilla: sin un flujo de caja positivo, tu negocio no será sostenible. La falta de control sobre el flujo de caja puede llevar a situaciones de estrés financiero. Un flujo de caja positivo quiere decir simple y llanamente que tu negocio genera más ingresos que gastos.

Me gustaría compartir una experiencia personal como ejemplo para que lo entiendas mejor. 

En el año 2013, cuando el grupo financiero en el cual yo era CFO decidió cerrar operaciones en los Estados Unidos y me quedé sin trabajo de la noche a la mañana. Casado, con dos hijos y sin reservas o ahorros, me enfrenté a atrasos en el pago de la renta y a las incómodas llamadas constantes de los bancos cobrando deuda de mis tarjetas de crédito. Evidentemente, no tenía controlado mi cash flow. La causa de esta crisis financiera que viví fue el desorden que tenía en la gestión de mis finanzas.

¡Es clave evitar errores financieros!

Mi experiencia me enseñó que, para evitar errores financieros que te terminan costando muy caro, es esencial tener un control riguroso del flujo de caja. No cometas mis errores, porque hasta la salud física y mental están en juego.

Asegúrate de tener un ingreso constante y controlar tus gastos para mantener un saldo positivo. Es crucial implementar el monitoreo propuesto en el primero de los que he denominado «Los Mandamientos Financieros»: dominar los números y el comportamiento de tu libro de negocios, contar con un proceso detallado de conciliación de comisiones, y ser proactivos en la gestión de cobranza de comisiones.

Cómo calcular el cash flow de un negocio de seguros

Siendo ya conscientes de su importancia, te quiero explicar cómo calcular el flujo de efectivo de tu negocio de seguros y proyectarlo, y para eso es esencial que tengas siempre en cuenta 6 variables importantes: Saldo inicial, Total de ingresos, Total de costos, Total de gastos, Flujo de caja neto y Balance final.

Vamos a suponer que nuestra proyección va de enero a junio. Todo este proceso nace por entender cuál es el saldo inicial, es decir, comienzas tu proyección en enero con lo que tienes en la cuenta bancaria.

Ahora pasamos a calcular el total de ingresos mensual y para eso tienes que estimar y sumar los ingresos. En tu caso, al ser una agencia de seguros, sería listar los ingresos esperados por comisiones de ventas de pólizas.

Un consejo: para mayor claridad, sería interesante clasificar o segmentar la proyección de esas comisiones por el tipo de seguro que vendes teniendo en cuenta que pueden ser diferentes.

Teniendo ese número proveniente de tus ingresos, pasamos a restarle el total de costos, si eres una agencia, o tienes agentes en tu equipo, ese costo  tiene que ver con las comisiones que tú le pagas a tus agentes por venta. Es MUY IMPORTANTE entender que eso es un costo y no un gasto. Ten esto siempre claro porque los costos pueden ser variables en función de la venta, pero los gastos, en muchos casos, pueden variar menos o ser fijos, como por ejemplo la renta de la oficina, el internet, carro, etc. En otras palabras, si tus costos son comisiones por venta y no vendes, no incurres en costos. Pero si tus gastos son renta e internet, por ejemplo, los tendrás aunque no vendas. Es importante diferenciarlos y listarlos para que así calcules tu total de gastos.

Ahora usaremos esa información para calcular el Flujo de caja neto. Para eso seguiremos la siguiente fórmula:

Ingreso – costo – gastos = Flujo de caja neto o flujo de efectivo neto.

Ya con esta información comenzamos nuestra proyección, para eso sumaremos el saldo inicial + flujo de caja neto = flujo de caja al final de cada período. Siguiendo con el ejemplo anterior, calcularíamos enero de la siguiente forma:

Saldo inicial + flujo de caja neto de enero = flujo de caja al final de enero.

El saldo inicial de febrero será el flujo de caja al final de enero, a eso le sumaremos  flujo de caja neto de febrero y tendremos el saldo inicial de marzo. Y así sucesivamente  hasta tener el dato de proyección de cada mes.

Realizando este ejercicio nos podemos dar cuenta si tendremos o no un flujo de caja positivo. Es la única manera de pasar de ser reactivo a ser proactivo y preventivo, evitando así dolores de cabeza. De esta manera podrás ir ajustando con tiempo y reduciendo gastos para estar siempre protegido.

Es crucial no solo mirar hacia el pasado, sino también al futuro proyectando el flujo de caja. Muchos emprendedores y dueños de empresa cometen el error de basarse únicamente en el saldo de su cuenta bancaria. En mis años de experiencia profesional he trabajado con varios clientes que se encontraron con problemas al no prever pagos de impuestos, por ejemplo. Proyectar el flujo de caja implica anticipar ingresos y gastos futuros para evitar sorpresas desagradables.

Métodos de proyección del cash flow

Proyectar el flujo de caja es esencial para la estabilidad financiera de tu negocio a largo plazo. Ten en cuenta que hay dos métodos que te pueden ayudar a hacerlo de manera efectiva y utilizarlos te puede facilitar mucho el trabajo:

1. Proyección a corto plazo: esta proyección abarca un periodo de 12 semanas y se revisa semanalmente. Te permite anticipar necesidades financieras inmediatas y ajustar tus estrategias en consecuencia.
2. Proyección a largo plazo: una proyección a 12 meses te da una visión más amplia de la salud financiera de tu empresa. Es útil para planificar inversiones, expansiones y otros gastos significativos.

En mis años como consultor y asesor, he observado que la disciplina con el uso del dinero es el elemento más retador. En especial al vivir en un país, como es Estados Unidos, cuya estructura económica está basada en el consumo. A donde mires, todo es una invitación a gastar impulsivamente. Sin embargo, mientras gastemos menos de lo que ganamos y haya ahorro e inversión, nunca habrá preocupación. He ahí la esencia de la anhelada libertad financiera. Graba esa frase en tu mente.

Herramientas para gestionar el cash flow

Existen diversas herramientas y métodos que te pueden facilitar la gestión del flujo de dinero de tu negocio y ayudarte con tu proyección, por ejemplo:

• Hojas de cálculo: utiliza hojas de cálculo de Excel o Google Sheets para registrar y proyectar tus ingresos y gastos. Incluye todos los pagos previstos y ventas proyectadas. Las hojas de cálculo son una herramienta flexible y personalizable para el control financiero, ya que te permiten personalizar toda tu información.
• Software de gestión: herramientas como QuickBooks pueden ayudarte a automatizar y visualizar tu flujo de caja. Son softwares permiten un seguimiento detallado y en tiempo real de tus finanzas.

Consejos para mantener un cash flow saludable

Mantener la salud de tu flujo de caja requiere disciplina y planificación. Es un compromiso constante que te ahorrará dolores de cabeza. Algunos tips interesantes son:

• Monitorea tus ingresos y gastos: implementa un proceso detallado de conciliación de comisiones y procurar tener poractividaden la gestión de cobranza. Conocer en detalle tus entradas y salidas de dinero es fundamental para la estabilidad financiera.
• Fija un presupuesto detallado: mantén la disciplina en el uso del dinero y asegúrate de gastar menos de lo que ganas. Como ya te mencioné antes, es la esencia de la sostenibilidad de tu negocio y la libertad financiera.
• Planifica tus inversiones: antes de realizar cualquier inversión o gasto cuantioso, revisa tu flujo de caja proyectado para determinar el mejor momento para hacerlo. La planificación evita sorpresas y permite ser estratégicos con la disponibilidad de dinero.

Por ejemplo, recuerdo cuando decidí comprar una pantalla táctil para mis clases. Esto fue una compra de $3,500. No fue una decisión impulsiva; la planifiqué cuidadosamente revisando mi flujo de caja para determinar el mejor momento para hacer la inversión sin afectar la liquidez de mi negocio. Del mismo modo, planifiqué la compra de equipo para mi estudio de grabación de podcast. Este tipo de planificación me permitió evitar deudas innecesarias y mantener un flujo de caja saludable.

Al final es cuestión de orden, planificación y compromiso.

5 errores comunes relacionados con el cash flow de un negocio y cómo puedes evitarlos

Ya sabemos que el control del flujo de efectivo es crucial para la estabilidad y el crecimiento de cualquier empresa. Basado en mi experiencia, quiero compartir contigo 5 de los más comunes que me encuentro con gran frecuencia:

1. Estimar tus ventas y ganancias a futuro sin moderación

Evaluar ventas y ganancias futuras sin la debida cautela puede llevar a expectativas poco realistas y a decisiones financieras equivocadas. Las cuentas alegres, es decir, las proyecciones demasiado optimistas, a menudo reflejan inexperiencia y pueden resultar en problemas de liquidez.

Cómo evitarlo:

• Realismo en las proyecciones: basa tus proyecciones en datos históricos y en análisis de mercado realistas. Considera siempre escenarios conservadores, especialmente en tiempos de incertidumbre.
• Análisis de riesgos: incluye un análisis de riesgos en tus proyecciones para considerar posibles imprevistos y su impacto en las ventas. La pandemia ocasionada por COVID-19 fue un claro ejemplo de cómo los imprevistos pueden afectar un negocio.
• Capacidades comprobadas: Asegúrate que las proyecciones de ventas se basen en capacidades de volumen de ventas comprobadas, reales, no en expectativas sin fundamento.

2. Realizar gastos sin premeditación

Gastar sin una planificación adecuada puede poner en peligro la liquidez de tu negocio, especialmente en las primeras etapas de crecimiento. Compras impulsivas y no planificadas pueden desbalancear el flujo de caja.

Cómo evitarlo:

• Planificación de gastos: antes de realizar cualquier gasto, evalúa si es realmente necesario y cómo puede llegar a afectar tu cash flow. Planifica las inversiones y los gastos con antelación.
• Presupuesto detallado: fija un presupuesto detallado y sé disciplinado en su seguimiento. Solo realiza inversiones que estén dentro del presupuesto y que hayan sido planificadas.
• Control y monitoreo: implementa un proceso de aprobación de gastos que involucre una revisión exhaustiva y una justificación de cada desembolso.

3. No hacer un monitoreo constante al flujo de caja

No realizar un seguimiento constante del flujo de caja puede llevar a una falta de conocimiento sobre la situación financiera real de tu negocio, lo cual puede resultar en sorpresas desagradables y, evidentemente, en problemas de liquidez.

Cómo evitarlo:

• Revisiones periódicas: realiza revisiones semanales del flujo de caja para tener una visión clara y actualizada de las finanzas del negocio.
• Proyecciones a corto y largo plazo: mantén proyecciones de flujo de caja a 12 semanas y a 12 meses. Revisa y ajusta estas proyecciones regularmente para reflejar cambios en el negocio.
• Herramientas de gestión: utiliza herramientas de software como QuickBooks para automatizar el monitoreo y la gestión del flujo de caja.

4. No contar con flujos de reserva

No tener reservas de efectivo puede dejar a la empresa vulnerable a imprevistos y emergencias, lo cual puede poner en riesgo su estabilidad y continuidad.

Cómo evitarlo:

• Ahorro sistemático: implementa un plan de ahorro sistemático donde se destine un porcentaje fijo de los ingresos a una cuenta de reserva.
• Fondo de reserva: establece un fondo de reserva que cubra al menos tres de gastos operativos. Este fondo debe ser intocable excepto en casos de emergencia.
• Inversiones prudentes: evita gastar todos los ingresos en expansiones o mejoras hasta que se haya asegurado una reserva adecuada de flujo de caja.

5. Ignorar las proyecciones de flujo de caja

Basar las decisiones financieras en el saldo actual de la cuenta bancaria sin considerar las proyecciones de flujo de caja puede llevar a decisiones impulsivas y mal informadas.

Cómo evitarlo:

• Proyección detallada: crear una proyección de flujo de caja que incluya todos los ingresos y gastos futuros esperados. Esta proyección debe ser revisada y actualizada regularmente.
• Decisiones basadas en datos: toma decisiones financieras basadas en las proyecciones de flujo de caja y no en el saldo actual de la cuenta bancaria.
• Disciplina financiera: Mantén una disciplina estricta en la gestión del flujo de caja, asegurándose de que cada gasto y decisión de inversión esté respaldado por una proyección financiera sólida.

He tenido la oportunidad de trabajar con muchos emprendedores y he visto de primera mano cómo una buena gestión del cash flow puede transformar un negocio.

Un cliente en particular estaba teniendo problemas para pagar a sus proveedores debido a una falta de planificación en su flujo de caja. Trabajamos juntos para implementar una proyección de flujo de caja a 12 semanas y revisiones semanales. En pocos meses, no solo pudo pagar a sus proveedores a tiempo, sino que también logró ahorrar suficiente dinero para invertir en una nueva línea de productos que aumentó sus ingresos significativamente.

Si estás teniendo en tu negocio problemas que puedan estar afectando tu flujo de caja, es hora de que hablemos. Para poner orden en tus finanzas debes actuar rápido y no dejar que el problema aumente. Agenda una cita 1-1 conmigo y te ayudaré a poner claridad en tus finanzas.