Delegar es una de las claves principales cuando tu negocio comienza a crecer. Es evidente que no es tarea fácil, y no solo por esa “desconfianza” que pueda generar el dar cierto grado de responsabilidad a otras personas, o poner en manos ajenas algo que con tanto esfuerzo y dedicación has levantado, sino también por la dificultad de acertar con el profesional idóneo para desempeñar un rol específico. Pero ojo, no estoy hablando específicamente de contratar, sino de invertir en un equipo de soporte que te brinde el respaldo adecuado para tomar mejores decisiones financieras, algo que  será determinante para alcanzar tus objetivos. 

La Small Business Administration de los Estados Unidos (SBA), destaca en diversos estudios que la mala gestión financiera, es decir, la falta de registro de gastos, la no compresión de precios y costos, la falta de capital de trabajo o no comprender las tendencias numéricas y financieras del negocio, están entre las principales razones por las que muchas de las nuevas empresas fracasan. 

1 de cada 2 negocios desaparece en los primeros 5 años de operación por, entre otras cosas, una mala gestión financiera.

Cuando estás iniciando tu carrera en el negocio de los seguros es normal que al principio te toque llevar todo a ti porque apenas estás arrancando. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo el negocio crece y los retos también. Y, aunque puedes tomar cursos y talleres para aprender sobre nuevas áreas que empiezan a requerir más de tu atención, debes comprender que la mejor inversión de tu tiempo está en lo que tú sabes hacer, el problema es que no puedes, ni debes, descuidar las otras necesidades.

Hay un proverbio africano que constantemente menciono y que dice, “Si quieres ir rápido, ve solo, pero si quieres llegar lejos, ve acompañado”. Lo he dicho varias veces. Bueno, este proverbio tiene que ser de alguna manera adaptado a los negocios y yo lo recitaría así:

“Si quieres fracasar rápido, ve solo. Pero si quieres llegar lejos y crecer, ve acompañado”

Y es que, nadie crece solo y tener un buen equipo de soporte para que esas decisiones financieras sean bien informadas e inteligentes es un punto clave cuando hablamos de una empresa que se dedica a hablar y aconsejar a otros sobre cómo invertir o ahorrar. 

Te voy a dar un tip, en lo que respecta a la parte financiera, segmentar roles por área funcional, te ayudará a  optimizar la gestión de tu negocio y centrarte en lo que mejor sabes hacer:

Atender a tus clientes y hacer crecer tu cartera.

Estos son 5 roles esenciales para tu equipo financiero en tu negocio de seguros:

1. Auxiliar Contable (Bookkeeper)

Conocido como el Bookkeeper en Estados Unidos, es la persona encargada de llevar un registro de las transacciones financieras diarias, así como de clasificar todo el flujo del dinero, abarcando ingresos, costos y gastos.

Si te preguntas por qué es tan importante el aporte de una persona con experiencia en esto, te cuento.

Por ejemplo, aunque parezca mentira, me encuentro de forma muy seguida entre mis clientes compañías en que, a pesar de generar dinero, terminan cubriendo gastos de su propio bolsillo, o peor aún, no tienen con qué pagar. Eso por extraño que parezca pasa, entre otras cosas, porque muchos dueños de negocio solo ven la cuenta bancaria, pero no tienen el tiempo de ver el registro de lo que ha pasado, ni de lo que se ha ingresado, ni lo que se ha gastado. Y eso genera un descontrol.

Usemos un ejemplo simple.

Imagina que estimas producir $200 y gastar $150 en un mes. En tu mente hay $50 de ganancia. Pero al no tener un control contable riguroso ni monitorear bien tus cifras, típico que simplemente te fijas en lo que hay en la cuenta bancaria, y al ver dinero disponible, decides hacer varios gastos. Luego, cuando toca cubrir renta, servicios, otros gastos operativos o incluso imprevistos, ya te habrás gastado el dinero y entras en aprietos.

Esa administración ciega y descontrolada en unos meses hacen que tu negocio de seguros sea insostenible. Aquí es donde entra el bookkeeper. Esta persona nos ayuda a mantener registros precisos y organizados para saber cuánto es nuestro ingreso, gastos, si tenemos cuentas por pagar, los impuestos y, por supuesto, las ganancias. Esta información te ayudará a mantener un control más preciso de tus finanzas y a prepararte mejor para una declaración de impuestos favorable, por ejemplo. 

Por eso, recomiendo contratar los servicios de un bookkeeper desde el inicio, para entender el flujo del dinero y tomar decisiones operativas más informadas. 

2. Asesor Fiscal (Accountant)

Hay quienes confunden el auxiliar contable con un asesor fiscal, porque ambos pueden ser contadores.

Sin embargo, los asesores fiscales son los expertos en materia impositiva, por lo que su fuerte es la preparación de declaraciones de impuestos, así como crear planificaciones y presupuestos fiscales.

El asesor fiscal o accountant, como se le conoce en los Estados Unidos, hace un análisis de los datos financieros recopilados por el auxiliar contable o bookkeeper, y te aconseja sobre las decisiones financieras que has tomado, o que piensas tomar de cara al futuro, teniendo en cuenta sus implicaciones a nivel de impuestos.

Cuando cuentas en tu equipo con una figura que realiza esta tarea, te evitas por ejemplo el tan fastidioso e incómodo momento (por llamarlo de alguna manera bonita) de no tener el dinero que te toca devolverle al Tío Sam al momento de presentar tus impuestos. Eso es tanto tu responsabilidad como de la persona que te asesora en este aspecto, ya que se debe realizar un trabajo previo y constante para tenerlo bajo control. Esto también es parte fundamental de unas finanzas saludables.

Una buena planificación fiscal te permite buscar alternativas de optimización de impuestos, para pagar lo justo y navegar el complejo sistema tributario en los Estados Unidos en búsqueda de deducciones fiscales apropiadas. Por esto y más razones, esta persona es clave en tu equipo.

3. Contralor (Controller)

Hemos hablado de dos personas que te ayudaran a mantener las financias del negocio en orden, pero ahora el controller, como también se le conoce, viene aquí como el traductor y supervisor.

Un contralor te ayuda a supervisar que toda la operación contable se haga de manera adecuada, y que los informes que estás recibiendo sean precisos. Además, tiene un rol muy importante, porque también se encarga de detectar y corregir los errores financieros para garantizar que haya menos riesgos de fraudes, pérdidas o fugas de efectivo. Tener un contralor te servirá para reducir las posibilidades de que tu empresa falle y te puede ayudar en la toma de decisiones porque tiene una mirada global de los dos puestos que antes mencioné. 

Ahora bien, este rol puedes asumirlo tú, si cuentas con una formación adecuada sobre el tema tanto contable como fiscal, pero si no, te recomiendo buscar una auditoría cuando tu empresa comience a tener al menos $100,000 dólares de ingresos anuales. 

4. Tesorero (Treasurer)

¡El flujo de caja es el rey, y el tesorero es su guardaespalda!

Este rol es fundamental en una compañía para la gestión operativa de las finanzas. Su responsabilidad incluye controlar pagos, flujo de caja, cuentas por cobrar y por pagar, asegurando que el dinero entre y salga de manera eficiente.

Además, realiza proyecciones financieras a corto plazo (12 semanas) y a largo plazo (12 meses) para prever y evitar problemas de liquidez, como sobregiros y pagos tardíos. Al inicio, tú como propietario o propietaria puedes asumir este rol, pero cuando el negocio crece y se comienzan a alcanzar ingresos altos alrededor de seis cifras, es recomendable delegar esta función a un profesional dedicado, ya sea a tiempo parcial o completo. 

La proactividad en este rol es clave para evitar descalces de liquidez, mantener la estabilidad financiera y tomar decisiones informadas y conscientes. Un tesorero eficaz puede prever problemas financieros antes de que ocurran, optimizando el flujo de caja y asegurando que la empresa tenga los recursos necesarios para operar y crecer de manera sostenible.

5. Director Financiero o CFO

Este es sin duda el rol más importante en el área financiera. La figura de un CFO (Chief Financial Officer, como se dice en inglés), o External Chief Financial Officer que es simplemente un director financiero externo, funge como el capitán de tu equipo financiero.

Hay una frase muy interesante en inglés que dice “work on your business, not in it”, esto qué quiere decir: que no puedes estar todo el tiempo con el foco en la operatividad y en el día a día de tu negocio. Tienes que trabajar en la estrategia de tu empresa y dedicar tiempo de calidad en pensar estratégicamente cómo y a hacia dónde llevar tu negocio.

Eso es lo que hago yo personalmente con mis clientes, pongo a su disposición mi experiencia como CFO Externo, y desde el punto de vista financiero, como consultor, los guío para encontrar esos espacios de análisis y planificación estratégica para establecer un camino de crecimiento de su negocio.

En términos concretos, las responsabilidades de un CFO son la planificación estratégica financiera, supervisión de todo el equipo financiero y el análisis y toma de decisiones de alto nivel, para coordinar las estrategias financieras a largo plazo proporcionando dirección y expansión financiera. 

El CFO es el capitán que toma el control de todo el equipo financiero, trabajando con base en la información y resultados del auxiliar contable o bookkeeper, el asesor fiscal o accountant, el contralor y el tesorero.

Es importante aclarar que, aunque el CFO tiene un rol estratégico en la planificación y apoya en el proceso, la responsabilidad final de la toma de decisiones recae en ti como CEO de tu proyecto.

¡Llevar tu negocio es como pilotear un avión!

Si eres como yo, seguro te gusta viajar y espero que no le tengas tanto miedo a los aviones.

Si tu negocio fuese un avión, tú eres quien pilotea. Tu CFO es tu copiloto. El asesor fiscal es el radar, el contralor es la torre de control, el tesorero es el ingeniero de vuelo, mientras que el bookkeeper es la tripulación de cabina que se encarga de mantener los detalles financieros del vuelo en orden.

Como imaginarás, volar un avión pequeño podrías hacerlo por tu cuenta al principio. Pero en la medida que tu negocio crece y se vuelve un “avión” más grande y elaborado, requerirás de todo un equipo para llevarlo al destino deseado.

Un detalle a considerar sobre tu copiloto, basado en mi observación por par de décadas en la industria y trabajando con dueños de negocios, es que si tu compañía genera una facturación que supera las 6 cifras altas o ya entradas las 7 cifras, puedes considerar un CFO Externo, ya sea para asesorías puntuales o algún tipo de acompañamiento a nivel de consultoría, pero al momento de superar las 8 cifras, es el momento de incorporar un CFO a tiempo completo.

Cómo puede ayudar un equipo financiero a tu negocio de seguros

En resumen, es importante destacar que los perfiles que te he presentado a lo largo de este artículo son los que considero fundamentales para que tu negocio camine con unas finanzas saludables que te permitan escalar y crecer de manera organizada. 

Si eres un agente de seguros, tu negocio está caminando, pero no sabes a dónde se va el dinero, llegó el momento de tener una cita de asesoría financiera personalizada. El no saber a dónde se va todo el dinero que produces, pagar impuestos de más o no estar preparado cuando toca darle cuentas al Tío Sam, es uno de los problemas más comunes que me he encontrado a lo largo de mi trayectoria profesional.

Recuerda que para crecer y progresar, el primer paso es ordenar.